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采购审计如何发挥有效作用

2024年11月19日 11:21 浏览：451 来源：采购经理人

一个企业发展到一定阶段，一般就会开始重视采购职能，希望采购能走向规范化、专业化和体系化。采购部门从创始人团队（或其亲属）脱离出来，走向职业化，是公司良性发展的必然结果。而采购部门走向职业化，首先绕不开两个问题，授权和监督。没有充分授权，采购部门无法独立有效开展工作；没有合理监督，企业惮于采购腐败，就不会有充分授权。“不为控制而缺乏授权，不因信任而丧失监督”，采购审计因此诞生。

采购审计，是对采购行为和结果进行监督、审查、评价，确保采购工作规范、公正的行为。日常工作中，采购审计容易陷入以下误区：

一、代为决策

代为决策是采购审计最容易发生的错误行为。当采购凡事喜欢找审计签字的时候，审计就要反思了，是否代采购或者采购上级部门行使了决策权？审计的角色应是，对采购决策的逻辑行使审查的权力，对采购决策的结果行使评价权力。如果审计乐于代为决策，那么对于采购而言，反而是一种责任分散甚至责任转移。审计代为决策，短期会使采购失去独立的专业决策权，长期将造成采购失去价值感、人才流失、削弱采购竞争力。

二、参与业务

审计之于采购，就如同裁判之于运动员，本身这两个职能的界限是十分清晰的。但实际工作中，审计往往为了“便于了解采购过程”而不由自主地参与到采购业务当中，如参与供应商选择、参与价格谈判、参与不良品的处理等。一旦审计参与采购业务，采购反而变得比较“安全”了，出了问题，审计往往只能牵头向公司解释，审计成了采购部门。

三、指鹿为马

采购价格是基于质量、付款方式、交货方式、订货量、规格等一系列因素确定的。审计在采购价格审计时，有时会只对比单价，而忽略其他因素。同等处理能力的一台设备，不同厂家的质量不同，可能造成后期维护成本相差很大；同一个供应商的同一种产品，价格也会因为付款方式、交货方式、订货量等不同而有所差异。因此不能打个电话问个价格或者在网上查下价格就草率下定结论，而缺乏系统性的对比分析，进而增加内部沟通的内耗。

四、以偏概全

审计工作是一项专业性很强的工作，需要有高屋建瓴的分析和独立自主的判断能力。有时候审计会迫于“晒成绩”而在工作中急于抓典型，尤其在采购业务发生问题审计没发现而被公司发现，审计被一起问责后。这种阶段性的急于抓典型行为，容易犯上“对人不对事”、以偏概全、硬扣帽子、无限放大的错误。

采购审计如何发挥有效作用？

首先，要保证审计的独立性。审计只有保证了独立性，才能站在第三方的视角审视整个采购行为。不要因为害怕不了解业务而参与到采购业务中，更不能代为行使采购决策权。采购审计本质上是审计“采购机制”，即，采购的工作逻辑、流程和制度，而非审计采购员或者采购业务。采购业务是表象，采购机制是本质。审计和管理一样，要透过表象看本质。采购业务可以千变万化，但万变不离其宗——采购机制。

其次，要审计采购的工作逻辑。如供应商的增减是否有准入、评价、淘汰的供应商管理机制；订货点的选择遵循哪些因素，是否综合考虑企业需求、行情波动因素；采购价格如何确定，谈判权和决策权是否分离且有效执行；采购到货的不良品处理是否有明确的制度，对不同供应商到货发生的同一性质不良品，是否存在差异化对待的行为，等等。

第三，要审计采购的工作流程。采购计划管理、渠道管理、合同管理、价格管理、订单管理、到货管理、付款管理等模块是否有明确的流程和制度，是否实际执行，相关凭证、档案是否完备，是否有后补和伪造，是否有效，是否有漏洞，是否有优化点，等等。

最后，审计要提供可落地的解决方案。采购审计的目的不是抛问题、惩罚员工，审计的目的在于通过弥补机制的漏洞，建立或优化机制引导人性抑恶向善，提前预防腐败、失职、渎职等不当行为的发生，确保企业健康发展。问题的解决方案可以通过教练的方式启发采购自主思考，增强采购的责任感和参与感。让采购拥抱审计，不抵触亦不讨好，也是审计的一项重要工作。

作者：刘树霖，来源：供应链之树