在采购过程当中，采购经理通常会去对供应商进行评估，然后根据他们所提供的商业和技术方案来选择适合自己的标书。目前只有在主要阶段的谈判完成之后，买方和供应商才去会讨论合同的拟定。在这一点上，律师通常没有太多的机会参与到其中，因为采购必须要迅速的完成，而所选择的供应商也没有动机去进行通融。然后合同谈判阶段可能会拖上一段时间甚至几个月才能完成。最后导致采购企业忘记了这个业务最初的目标。当然，在紧急情况下，它也可以迫使双方执行购买，即使真正的协议尚未正式的形成。

对于买方来说，把合同谈判拖到最后是一个战略错误，因为它会使你的公司从谈判的优势地位变成劣势地位。更加糟糕的是，在没有传统程序的替代方案下，采购专业可能会绕过律师的干预，去寻找一项纯粹“商业”层面的协议。（虽然这是无稽之谈，因为没有任何合同或协议可以是以纯粹的“商业的”而不是“合法的”）。因此，这种“偷工减料”和“规避法律”的做法只会带来更大的风险和不确定因素。

为了防止这种情况发生，采购经理可以寻找一个很重要但是往往被忽视的朋友：公司的法律顾问。目前，在采购层面，律师仅仅是把商业和技术谈判的结果转化为合同条款。其实他们可以做的更多，包括（继续引用丘吉尔的比喻）在让采购部门的头远离供应商的嘴，这个方面能发挥更重要的作用。尽管如此，采购经理经常会限制他们的律师参与到项目当中。或许是因为他们认为律师不够专业或者他们不知道律师还可以为谈判的进程做出很多宝贵的贡献。

本文提到的“合理合法的采购”（legally sound procurement，简写LSP）流程包括了一种新的方法，它将法律战略、风险因素和解决方法纳入到与潜在供应商谈判和评估其提案的流程当中。这种新的方法可以彻底改变采购的流程，节省时间，更好地做出评估建议同时可以带来更有利的合同条款。最重要的是，它确保了采购公司在充分知情的情况下做出正确的决策。

处于采购阶段的公司通常是处于十分有利的地位，因为它们可以在这个竞争激烈的市场中寻找并选择适合自己需求的供应商。潜在供应商之间的竞争往往是采购的关键。买方通常可以利用这个特点，即像目前普遍观点所说的那样“客户永远是对的！”供应商通常会对潜在客户特别的尊重，报价人竞相提出比竞争对手更好的条件，来吸引哪些尚未下定决心的未来客户。

因此，采购的基础必须是在谈判的各个方面保持与供应商之间的竞争。采购者在一定程度上是遵循这一原则的，因为没有人会先单纯的从技术上选择供应商，然后进行商业谈判。采购公司很清楚，一旦供应商知道自己获得了采购权，它们基本不会在价格上再打折了。因此，传统上是根据商业和技术上的原因来选择采购商。然而这样做漏掉了一个关键的部分：合同谈判。因为，一旦这两个因素获得了授权之后，供应商往往会没有动力去在合同本身的谈判中保持灵活性。因此可以看出，这种方式是不正确的采购方式。

相反，一个法律健全的采购协议是要求采用不同的方法来确定采购合同的法律条款。它可以促进潜在供应商之间在经济、技术和法律三大支柱上的竞争。这种做法不仅可以提供更好的合同条款和条件，而且还可以提供更加有效的材料，以便评价和了解经济和技术方面的内容。在选择最终供应商之前，对合同内容的早期了解也能让买方做出充分知情的决定。

事实上，合同条款的作用不是一个简单的格式，它可能会改变交易的平衡，甚至可能因此影响到技术的评估。例如，保修期的长短会影响到最终价格的评估。如果一个潜在供应商以同样的价格提供三年的质保，而第二个潜在供应商只提供了一年的质保，那么第二个供应商实际上会收取更高的费用，因为它提供的服务更少。同样，责任范围也可能会改变技术的评估。如果一个潜在的供应商愿意承担直接和间接损害赔偿的责任，而第二个潜在的供应商只承担了直接损害赔偿的责任，那么可能是因为后者对其产品的质量不像前者那么有信心。

这是两个非常基础的例子，但是他们可以诠释出最基本的思路。实际上，有许多合同条款可能对交易产生直接的经济和技术影响，而这些条款的核心谈判过程往往是被忽视或者延后的。这样做可能会造成的风险包括：为方便起见而终止的条款（单方面因任何原因或根本没有理由终止合同的权利）绩效指标和惩罚条款，保险，保密，转让（权利和义务的转让，或合同本身），从双方到多方，适用法律和争议解决。

在某些情况下，即使为了争取到订单，潜在的供应商可能也不愿意提供比竞争对手更好的合同条款或者是因为他们可能根本没有能力这么做。但是，这并不意味着LSP协议没有用处。实际上，LSP总是提供在每次采购谈判中都很重要的其他内容：意识。由于LSP要求潜在供应商不仅要指定技术和商业细节，还要指定愿意签署的合同条款，这种方法至少可以保证采购部门充分了解每个提案的所有方面。这降低了购买者对最终合同条款感到意外的可能性。

这种意识甚至比目前讨论的其他好处更有价值。一个合理的商人会在没有阅读的情况下签订合同吗？看起来很奇怪，只有在商业和技术理由的基础上达成协议，推迟合同条款的确定时才会出现这种情况。在这种情况下，合同谈判将采取的方向是不可预测的，并且在双方决定签署协议时，协议的确切内容是未知的。

一旦每个人都理解为什么LSP方法是可取的，就应该将其付诸实践。首先需要的是一份可靠的、合理的、经过反复测试的合同预定购买模型。标准模型（或模板）是远远不够的，每家公司都有自己独特的需求、优势和劣势，法律顾问必须把所有这些都考虑进去，为客户量身制订合同，就像制定一套西装（考虑到合同的保护功能，最好是一套盔甲）。

律师必须与采购部门和想要购买产品或服务的“内部客户”部门合作起草该模型。为了最有效，律师应该到现场去了解技术文档中描述的内部客户的要求，甚至合作起草文档。即使他们没有技术专业知识，法律专业人员也可以帮助起草技术文档，因为这些文件通常规定了各方之间关系的某些方面，这些都是“合同内容”本身。在这些情况下，具有合同起草经验的专业人员的指导可能是有价值的。

例如，技术人员可能理解足以在技术规范中写入“ 需要维护走廊并将其包括在购买范围内”。 为防止冲突，律师会建议指定有多少个走廊，必须放置哪些走廊，必须制作什么材料，等等。律师的详细研究非常有用，不仅因为它确保了更高质量的技术文件，而且因为它允许律师起草反映产品或服务细节的合同，并确保满足买方的具体要求。

一旦模型合同准备好，买方公司将其提供给潜在的供应商，并通知他们，它将作为他们之间未来任何交易的基础。当然，供应商也可以对模型提出修改建议。但进行投资的一方完全有权保持交易的最大控制权；换句话说，“谁出钱，谁说了算。”因此，应当提醒供应商，除了传统的标准外，他们还将根据他们准备签署的合同获得采购。

修订模式的建议应由采购经理和律师进行初步审查，以便后者就任何拟议修正案的潜在影响向前者提出建议。完全不可接受的修正案可提请供应商注意，从而使供应商有机会改变思路。

综上所述，在LSP中，买方和潜在供应商之间关于合同条款的沟通分为两个阶段和周期。

这个程序与传统的合同谈判完全不同。只检查少数几个潜在供应商的提议两次，远比像通常情况一样，在选定的供应商和买家之间反复发送草稿省事得多。工作环境也不大相同。例如，传统的流程通常非常紧张，因为一旦选择了供应商，供应商就不愿意在随后的合同谈判中保持灵活性。与此同时，内部客户往往不明白，既然价格已经商定，产品从技术角度看是令人满意的，为什么采购部门还要在合同这样的手续上“浪费时间”。当遵循了LSP协议时，压力就会减少，因为在选择供应商之前就已经就合同条款达成了一致，而且没有漫长的谈判。

一旦收集了潜在供应商提供的所有必要信息，就可以将其称为“360度”评估报价;也就是说，评估基于所有三个方面的考虑：技术、商业和法律。法律顾问应向谈判团队提出必要的信息，以了解法律条款的实际效果。谈判人员需要了解每个供应商的提案与公司模型的不同之处以及每个提案与其他提案的不同之处。为清楚起见，将为每个潜在供应商的报价准备一份表格形式的简单报告。

在第一栏中，可以对修改后的条款进行说明，在第二栏中，可以对每个修正案进行描述。在第三栏中，根据商定的每个修正案相关的风险将被分配严重程度。 - 比例尺（例如，从1到4或从红色到绿色）。然后将在第四栏中描述这些风险。最后一栏将表明拟议修正案在正在审议的提案中出现的频率。（在比较所有提案之后，将填写最后一列。）图1提供了建议表的示例。

在报告的第一栏和第二栏有助于解释每一个要约人离最佳要约人的距离有多远，每个要约人是在“定量”的基础上比较要约人; 也就是说，修正案的数量和类型。第三列是评估的核心，考虑到风险事件的可能性和潜在危害，每个提议的风险都是用户。在第三和第四列的基础上判断报价，对它们进行“定性”比较。定量和定性两个方面应该一起考虑，以获得完整的图像。

除了促进对要约人提案的比较之外，这种报告还可以向模型的起草者提供反馈。例如，查看第四个（“风险”）和最后一个（“出现频率”）列，如果每个提案中出现某种风险，则该风险可能是操作所固有的。因此，它应该以不同于简单地坚持模型条款的方式进行管理，例如使用临时保险。

这是涉及“出现频率”列的另一个示例。如果一个术语被一致拒绝或以不同的方式表述，很可能是因为供应商的工业或贸易部门的某种特性。在这种情况下，坚持原条款的制定以最大限度地保护买方是没有任何意义的，并有可能阻碍公司继续开展此项业务。与购买者相比，供应商通常在自己的产品和服务方面拥有更多的专业知识。正如两个例子所表明的那样，“购买”律师应该谦虚和聪明，并从供应商的建议中学习，利用它们将合同模式转变为公司的利益，而不是坚持不懈地坚持他们最初的想法。

根据表格中的信息，评估合同提案的最后一步是对每个提案以排名的形式作出总体判断。这种分析将使谈判者能够轻松评估报价的法律方面，并将其与技术和商业要素相互比较。但是，在前一个矩阵和最后一个评估之间，可能需要更复杂的分析，例如，特定子句的临时比较表。

最后的决定可能是最后一次完成合同的尝试。如果只有一个条款将要约人与授予合同分开，则采购部门可能会坚持要求更改。要约人很可能会批准最后一次修改。可以肯定的是，潜在的供应商，一旦它即将成为真正的供应商，不会尝试重新谈判的条款，可以采取法律公式（解决方法有很多，一些通用的，有些是不同司法管辖范围特有的）绑定提议的提议者。无论如何，一旦做出决定，剩下要做的就是签订合同。

采用合法合理的采购协议会使公司内部流程发生很多变化。将法律部门从支持职能（即成本）转变为公司的经济价值生产者是一种方式，但并非唯一的方法。对于采购部门来说，LSP方法代表了哲学和文化的变化，因为它将重点放在规划而不是管理紧急情况上 - 这种变化产生了进一步的经济效益。

值得一提的是采用合法合理的采购方法的主要好处。首先，它减少了在选择供应商之后传统合同谈判期间出现的紧张局势，并且没有动力变得灵活且买方没有时间购买。换句话说，它会让公司避免一个共同陷阱：被迫接受不满意的合同，因为所选供应商无意接受合同条款，并且重新开始并选择另一个供应商是不可行的。其次，由于LSP仅与已同意双方接受的合同条款的供应商签订合同，因此它会激励他们提供更好的法律条款。第三，LSP使买方能够控制谈判的时间和长度。第四，如图2表示，它加速了采购过程，以至于实际签署合同变成了一种形式，只需要签名的时间。

所有这些优点都超过了必须对多个拟议合同进行两轮审查和修订的缺点。实际上，LSP协商更容易，而不是在与拥有垄断者的单一供应商谈判，在选择之后“接受或放弃”心态。LSP不会产生比传统流程更多的工作，传统流程可能在不可预测的长时间框架内涉及数十个修订。此外，在最后一刻谈判和最终确定合同所需的努力 - LSP消除的情况 - 绝不是可以忽略不计的。无论如何，所需的工作量将事先知道。这种控制和意识是采用LSP的最大和最无可争议的好处，一个允许360度决策的过程，并最终使购买公司成为其命运的全部所有者。