合同管理漏洞会给总成本带来井喷

“合同管理漏洞会给公司总成本带来井喷”，你同意这句话吗？

你可能说，没有那么严重吧？！

其实，采购每天那么忙，很大一部分原因是“合同管理”的问题。

不信，我说给你听：

供应商频频来催款，你跑到财务，财务一句话把你“灭 ”了：

你们采购怎么总替供应商要钱？

没准财务报告给总经理，总经理也会同样斥责：

采购怎么总替供应商要钱？

可是，如果采购不替供应商要钱，供应商找谁呢？！

采购签的合同，供应商肯定找采购。

这里边有签合同的问题，也有执行合同的问题，“签合同”和“执行合同”加在一起就是“合同管理”。之所以出现上述问题，就是“合同管理”没有做好。

采购除了谈合同、签合同花时间，采购还需要花时间向供应商解释，需要与财务、总经理沟通，需要再次向供应商解释，甚至撒谎：

过两天就有钱了，赶紧供货吧！

一遍遍催货，向生产解释，再一遍遍催货，最终供货了，差点儿没停产……

在供应商处信用等级降低了，拉升了交付风险；客户处信用等级也降低了，下次谈判更难了……如果遇到强势供应商，更麻烦了……

当然了，遇到强势供应商，我们也可能不敢拖欠货款。

你看看，这中间涉及到多少人，花了多少时间在沟通，增加了多少无效的成本，信用的损失。

说是成本“井喷”不为过吧！

只是这些成本是“悄悄地”溜走的，因为没有“发票”，不用财务“支付”，大家没有感觉到而已。

合同价格只是你的企业为商品支出成本的一部分，后续合同执行的过程中，蕴含着你的更多成本，如技术规格、质量标准、设计变更的难度和成本，以及保修期、运输和培训支持等等。

如何做好“合同管理”？

首先，在签合同的阶段，选择最合适的付款方式。

你要根据自己公司和供应商现金流情况，来合理选择“付款周期”和“付款方式”，也可以选择“供应链金融”来解决公司现金流的问题。

总之，在签合同阶段有N种方法可以解决不出现供应商追债的问题。

你觉得那些外国公司是否比中国本土公司要好一些呢？

不要强调国情，因为这些外国公司是在中国经营，外国母公司并不给它输送现金流，他们的现金流平衡完全是自己“合同管理”的结果。

如果你对此还是不太明白，那建议你参加一些相关的培训，看看付款条款怎么写会更好。

其次，在合同执行阶段，采购要在公司树立“牵头人”权威。

签合同是采购的事，执行合同可能涉及多个部门，这些人可能没有看过合同，可能不在意合同，可能由于某种原因故意“忽视”合同。

公司越大，各种关系往往越复杂，部门利益之争还会导致工作流程的衔接上出现漏洞。这些还为经验丰富的供应商提供了可以利用的武器，创造对自己更为有利的条件。

在传统组织架构下，采购部门虽然也会参与到合同执行的过程中，但是经常会遇到一些瓶颈，与其他业务部门的内部沟通成本过高。

如果采购人员在与利益相关者的关系上处理得不好，还会出现相互指责甚至受到攻击的现象。

本来采购部门作为供应链中对外的重要一环，对内要承担起自始至终的责任。但在流程中并没有被授予相应的“自始至终”的权力。因此它只能想尽各种办法去影响和争取其他部门的资源和配合。

所以，采购部门必须在合同执行阶段，树立“牵头人”权威，如果不能建立这个权威，采购对内“软”，对外同样“软”，因为在供应商眼里你“不好使”，找你没有用。

当然，采购要管理好全过程，不仅需要有流程、有授权，采购本身也必须专业。

完全没有（1分）；基本没有（2分）；有一点（3分）基本有（4分）；完全有（5分）

1.自己和他人清楚合同管理的要求吗？

2.有足够的知识和经验来管理合同吗？

3.有专门的工具来帮助自己进行有效的合同管理 （如模板、 手册等）？

4.遵循一个清晰可查的书面计划执行合同管理吗？

5.清楚自己遇到问题应该与供应商哪位进行沟通吗？（什么问题与谁沟通）

6. 供应商对你们公司的需求理解正确吗？

7. 从供应商那得到过对你有重要帮助的反馈或报告吗？

8.通过供应商绩效评估表，足以了解供应商在提供合格的产品和服务？

9.通过文件的形式记录下了所有事件并附有具体的行动方案？

10.签订采购合同时所预期的价值有多少最终得以实现了？

上面10条，如果任何一项评分低于3分，就应该重视并采取相应的措施了，也可以参加合同管理培训，明确合同管理的方法与要求，规范和提高公司采购工作的执行与效率。

作者：宫迅伟，来源：宫迅伟采购频道