“有问题找我老板!”99.9%的采购人都不懂得如何正确处理!
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“有问题找我老板!”99.9%的采购人都不懂得如何正确处理!
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拒绝是一种权利,就像生存是一种权利。 
毕淑敏

 

是的,今天的主题是教大家怎么优雅地推掉不合理的要求,而不是简单地甩炸弹给你的上司。

 

采购人最不可避免的,就是每天处理各种奇奇怪怪的要求,比如

 

计划非要做一款你缺料的产品;

行政非要买一款禁止进口的盐;

工程非要买一种已经被公安列为禁用品的有机溶液用来清洗机器;

仓库的某主管非要将盘余的塑封膜退给供应商换两条烟;

隔壁部门领导非要将你项目小组里的小组长调去帮他清理仓库;

……

 

很多采购人遇到这种问题,第一反应是拒绝,第二反应是不知道如何拒绝。最直接的,就是说“不行”,接着对方一再纠缠,99.9%的人会妥协或者将球踢给上司:


“有问题找我老板!”


要知道,上司们更喜欢既能当矛又能当盾的下属,上司们喜欢说的“有问题让他/她来找我”,真的只是说说而已,别太认真。

 

做采购简单,拿着钱去买个东西谁不会,但是作为专业的职业采购人,要立志做一个高智商高情商的供应商高端人才,不能随便妥协或者吵吵闹闹得罪一帮子同僚,否则以后的工作还怎么开展?

 

以下几步,循序渐进,让你的采购工作更顺畅,同事关系更融洽。

 

1
 耐心倾听


当别人向你提出请求的时候,不妨先认真倾听,并仔细了解清楚事情的全部,不要一开始就断然并无情地拒绝。如果此时你正在处理一项非常情急的事情,那就告诉他,X分钟(一定要给个具体时间)后你会找他/她,请他/她谅解。


2
仔细评估


在认真倾听完请求之后,先对事件进行评估。一是评估事件的问题点和对方需要帮助的地方是什么?是否合理?是否为正常需求?二是评估自身能力是否足够?解决问题所需要的资源?(包含人、物、时间)


3
 再次确认


对于对方的请求,再次确认你的理解和对方的思路是一致的,很多误解出现在两个人沟通的这一刹那,避免一听一说差之千里。


4
 坦然剖析


坦白告诉对方,对于这个请求,你能做到些什么,不能做到些什么,需要什么资源才能解决他/她的问题,给对方一个解决问题的思路和方案,所需要的资源不要单方去索要,而要双方一起去。


5
态度积极


优雅地拒绝对方的诀窍就是在拒绝地时候态度积极,让对方感受到,其实你对该请求是很上心的,你也希望能帮助他/她(即使最终没有)解决问题而不是推卸问题,让对方产生感激之情而不是怨恨之意。


拒绝别人一定要委婉,因为没有人喜欢被拒绝;被别人拒绝一定要大度,因为拒绝你的人总有他的理由。 
——汪国真



说回来这些案例:


计划非要做一款你缺料的产品,怎么办?


问清楚为什么计划突然要排这款产品?加单?调单?原来计划的产品缺料?当他/她的面再和供应商确认交期,并请他/她先安排生产库存充足的产品。


行政非要买一款禁止进口的盐,怎么办?

 

问清楚为什么要买这款盐?并将政府文件发给他们,提供口味接近的替代用品。


工程非要买一种已经被公安列为禁用品的有机溶液用来清洗机器,怎么办?


问清楚为什么要买这款溶液,并将公安文件发给他们,提供效果和成本接近的替代用品。


仓库的某主管非要将盘余的塑封膜退给供应商换两条烟,怎么办?


问清楚为何有盘余,请他/她确认是否真的是盘余,并与供应商确认后,以正常流程退料或者入库。


隔壁部门领导非要将你项目小组里的小组长调去帮他清理仓库,怎么办?

 

问清楚事由后协调小组长的时间或者借用其他人员替代。

 


很多人以为,培养自身解决问题的能力是靠一些技巧或者三五天的集中培训,其实不然,解决问题的能力来自于日常生活和工作的方方面面,不可避免。应该把自己的思维、视野、习惯放到普通的一天中,像学习语言一样,每天练习,不要轻易对某一个人、某一件小事说“不!”,因为:、


默认自己无能,就是给未来的失败埋下种子。
拿破仑


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