采购部门的设立,是“控制成本”还是“增加腐败”?
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采购部门的设立,是“控制成本”还是“增加腐败”?
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控制成本还是增加腐败?

这确实是一个问题,原先分散的采购,每次采购额都不大,供应商也不太有兴趣花太多精力去“公关”。现在都集中在了采购部,供应商搞明白了,要进入供货,就要先搞定采购人员,于是似乎出现了权利过度集中可能带来的腐败问题。

 

        不可否认的是,采购部是和钱打交道的部门,也是代表企业去选择筛选合作方的部门,如果没有良好的流程控制以及采购人员的自律的话,腐败是有可能产生的。但是这个问题不是“会”与“不会”的问题,而是怎么是更好的解决方案问题。

 首先,只要有采购行为的地方,都是有腐败发生的可能性的。然而对比另一种解决方案,即各个部门都在采购,大家都在用不同方式做同一件事情的话,监管更是无从谈起。当该功能集中到了采购,采购部门就成了大家关注的重点,反而使采购部门要时时警醒自己,自律自查,通过流程控制,事后监管审计来约束自己的行为,建立“廉洁采购”的形象。


采购部门如果不一贯的约束自己,就会常常感觉自己是“众矢之的”,成为高风险的职业领域。供应链咨询师施云谈到:“管理混乱的企业,并不只有采购员有机会贪腐,可能人人都有机会。设计师可以根据供应商要求定制一个部件,从而屏蔽其他供应商的竞争;财务人员可以借发票合同不符合要求,延迟供应商付款;就连仓管员,都可以以来料标签模糊等借口,将产品拒之门外。可以说,但凡与采购流程相关之部门和人员,都有机会下手揩油”。


 第二,当采购分散的时候,虽然采购额分散了,但是通常各个使用部门更关心质量交期服务,在这个前提之下才是价格因素。也就是说可能会倾向于采购质量交期“更优质”的产品。这样的前提下,供应商有更多愿意去“努力”的空间。而且使用部门由于时间限制,没有足够精力去做三家比较询价,这样可能供应商有更多“空间”进行操作。


从组织结构的机制上说,当采购独立出来之后,采购部门的最重要KPI是成本控制,就有可能和使用部门就成本和质量之间达到一个最优的解决方案。(虽然这一过程在很多公司进行的并不顺利)。事实上,在很多案例中,供应商通常更愿意花精力做使用部门的工作以促成合作的达成。这也从一个侧面说明,即使在采购集中的前提之下,权利也并非都集中在采购一个部门那里。


第三,当有采购部门进行集中采购后,数据文件也进行了统一。这就是说大大方便了日后的监管。采购人员做的每一个合同都是有据可查的,报价,比较,审核都需要存档。那么对于内部审计来说就非常容易检查。而当分散到各个部门之后,存档的资料数据就有可能五花八门,甚至无据可查,这样就没法从事后审计中找到问题。

所以总结来说,只要有采购行为,就有腐败发生的可能性。而集中到采购部门是比分散到各个部门更好的控制腐败的方式。但是,这不是说采购部门就不会发生腐败了。那么,如何打造阳光采购模式呢?请见下节分享:怎样建立阳光采购体系?

怎样建立阳光采购体系?

其实采购这个职能发展发展那么多年,已经建立一整套的采购流程体系以确保“阳光采购”。


阳光采购是一系列的技术手段,流程方法,结构体系的综合机制。越是大量的采购金额和大型的组织,这一套方法就运用的越是完善和彻底。而在相对小的公司规模里,一些方法可能会导致较高的使用成本,与所要控制的采购金额不匹配,所以各个公司要量体裁衣的选择和使用。


阳光采购体系的几点要素是:

1.  分权管理,各司其职

对于大型的组织,通常会区分寻源(sourcing)和后期采购(procurement),或者对于集团性公司区分集团采购(全球采购)和子公司采购(区域/工厂采购),这样将寻源谈判和订单执行分开,集团批量采购和零星采购分开。这样一方面是大幅提升采购效率和获取谈判优势,另一个重要目的就是对于采购行为的监控。寻源会聚焦在品类管理,供应商的选择和合同谈判上,而合同的执行是则由后期采购来进行。这样后期执行也是一个对供应商管理和监控的过程。在流程设计上要注意赋予后期采购对于供应商管理和评估的职能。这样寻源负责选择,但是供应商的绩效表现由另一个部门来负责,就能在对供应商的管理更加公开透明。当然这样的机制建立有许多需注意的细微方面,否则容易发展为互相扯皮,让供应商无所适从的局面从而影响到交付绩效(寻源和后期采购的配合会在后面的分享中详细来讲)。


除了采购过程的职责区分之外,通常在采购流程的设计上会明确使用部门或者研发,生产,质量等部门的职责。各方在采购流程中都有自己相应的权利和职责。这样就避免了任何单方面的采购决定,相对是在综合成本,质量,交付等各方面的情况后作出的采购决策。另外所有的采购决定又都有分层审批制度,降低风险的发生。如此的采购架构和职责设计可以使得对于供应商的管理比较公开透明,集合相关利益群体的综合意见而能控制由个人偏好行为带来的可能腐败问题。(但是同时带来流程的繁琐,沟通成本的提高,需要在两者之间找到平衡。)

2.  采购流程设计

上面在谈到采购架构时也讲了与之匹配了流程设计。除此之外,采购也有多种和采购内容相匹配的流程设计来保证供应商选择过程的公平公正。常规的采购流程由询价比较流程和招投标流程,同时也会对单一供应商采购以及紧急采购做相应限制条件。询价采购即我们常常所说的三家比较询价。通过这个过程,采购摸清市场水平,然后根据公司需求选择合适供应商进行谈判。招投标采购流程则是适用于大金额的采购模式,是一种更为严格的询价比较过程以确保供应商的充分竞争,信息的严格控制使供应商选择基于公平公正的评估。单一供应商和紧急采购往往会导致采购无法充分进行以上流程,所以在采购流程中通常要对其运用进行充分的限制,同时也要作为内审的一项内容。此外,运用新技术手段的的电子招标(e-Auction)等模式也让采购流程进一步公开透明化。

3.  定期的审计审核

在采购额较大的公司,可加入后期的审核审计的机制。可以为半年或一年一次进行。重点是对采购流程的执行,采购文件记录,大金额的采购项,单一供应商采购和紧急采购进行审核。从而确保采购行为在合规的要求下进行。在制度设计上,如有定期的独立的完整的审计审核,可以同时在前期对采购开放更多的权限,使日常的采购流程可以进行得更为顺畅。关于这一点,也会在以后的分享中更详尽的说明。

综上所述,我们可以看到,运用管理严格的采购流程以及配套的管理组织,我们就有可能建立阳光采购体系,使供应商透明竞争,而企业获取最优成本。所以建立阳关的采购体系是完全可以实现的,但各个企业需在自身的采购额和建立体系所带来的成本上做个平衡,选择最适宜自己的采购流程和体系。 

关于作者:


唐子婷老师为彼威达(BVDA) 创始合伙人,首席顾问。北大国际MBA和美国Fordham大学FMBA。超过10年的跨国公司的高层管理经验。领导管理了供应链下各个子模块如计划,采购,物流,进出口,仓储等,并将供应链和采购打造为企业的核心竞争力。拥有丰富的行业经验与前瞻视角,为客户带来了卓有成效的采购和供应链优化改善项目


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