几年前，我刚到一家公司工作，有一段时间，供应商经常会找到采购部门，说我们公司还需要给他们补一部分费用。这让我很纳闷，也很不舒服。

后来，这种情况的发生越来越频繁，我坐不住了。

到底是怎么回事？

我找供应商了解了情况，供应商告诉我，正式合同执行后，我们的技术部门发现有一些设计错误或者遗漏的地方，技术部没有与采购方面反馈和沟通，就自行联系供应商修改要求。

在采购不知情的情况下，技术直接对接供应商，更新了合同供货内容或者技术要求，之后供应商又向采购补单、补差价。

我一脸茫然，这摊上了啥事？！这还有采购什么事吗？

据说这种情况还不是个例……

我不免联想到之前供应商交货期延迟的情况。原来，其中就有一部分原因是技术在合同执行过程中和供应商做了变更。

我认真考虑了一下，觉得这个事情还是给采购部门带来了影响。

首先，项目采购成本和预算超支了，采购拿到的技术文件已经失效，但未收到更新后最新版本的技术文件。

其次，后补订单或者给供应商相关费用，老板会无法理解这笔费用的合理性，也会表示不满。

技术部门在下发清单和图纸后，出现了技术变更，甚至增加需求。我们的技术直接和供应商的技术、商务联系修改。

而他们之所以跨过采购部门进修改、变更需求，则是出于对自己KPI业绩的保护。

因为公司对技术设计准确率有明确考核指标，如果技术部门发现设计有错误、遗漏、甚至增补，那么每一次的变更都需要找老板签字确认，而这些变更记录单则会保存到服务器，直接影响到这个项目技术部门的KPI业绩。

如果一切都能在无声无息中处理掉，则是最大限度地保护了技术部门的KPI业绩。

技术部这么做，迟早会被发现。因为供应商为了其额外增加的成本，肯定会找采购部进行补单或者合同变更，这时候采购就能获悉技术部门的事了。

既然事情已经发生，采购部当然不能假装看不见，也不能都按照他们的意思办，总要处理这些事。

第一，向供应商表明态度。

我当时直接拒绝了供应商增补合同和费用的请求，因为我并不知情，且没有处理过其中的事，所以我不会对此事负责。

第二，我将该事件的前因后果写了封邮件反馈给老板。

当中建议，如果采购合同执行后有技术变更，要制定相关流程和制度，也要杜绝不透明、不知情的情况再次发生。

我的建议得到了老板的认同，老板召集技术、采购部门一起召开了会议，规定了执行合同仅采购部门对外处理，其他部门不得和供应商提出合同变更、增补等要求。

如果后续再出现这种情况，采购部门完全不需要理会供应商的反馈和增补请求，谁处理就由谁来负责。

同时，为了进一步规范流程和制度，老板再次强调，技术部门在每次技术变更时，一定要填写《技术变更单》，并让老板签字确认后发放，从根本上规避各种不规范操作。

规定执行后，一方面，技术部门的准确率明显提高了，采购被动背锅处理收尾的情况也变少了；另一方面，在变更发生后，供应商更习惯第一时间找采购沟通和处理问题。采购成本、交货期更可控了，技术变更则有源可查，可谓一举多利。

作者：一叶扁舟，来源：宫迅伟采购频道