我的一次惨痛采购经历
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我的一次惨痛采购经历
采购经理人 5 天前

先从一个招聘故事讲起作为引子吧!

那天我看到一个动物医院的HR朋友发了一个招聘启事朋友圈,因为正好有相关的朋友在做,我就和她多聊了几句。聊着聊着,就聊到采购人员的待遇问题。我直接告诉她:“你们公司的待遇给的偏低。”这个朋友不是很理解,我就和她说了,你要找的这个岗位,不仅需要一般物资的采购能力,还有有很深的专业素质,还要紧跟政策别犯错误,毕竟虽然是动物但是也是吃的药品用的器械啊。还有一项,就是渠道,有些行业有些物资不是敞开的市场供应的,其中的原因五花八门,这么说吧,真正干采购的人知道,我告诉你一个货源,你未必能谈下来,有钱但是有时也不解决问题。后来我的这位朋友表示认同我的说法,要和老板好好聊聊。

前面讲了一个小故事,我拿这个故事做引子,讲一件我的惨痛的采购经历,是想引起更多的思考,同时也把一些采购经验分享给朋友们。





大概在刚入行不久,我收到了一个特殊产品的采购申请,惨痛经历就从这里开始了。因为是一个几年才需要买的物资,而且比较特殊,供应商固定,所以我直接找了供应商,以为她会很好解决这个问题,结果遇到了销售小白。这个妹子呢,入行也不久,我买的物资她没经手过,但是客户下了单子而且是一个很大的单子不能拒绝呀,因此就接单了。接单是没有问题的,但是你接单的物资没接触过应该去查询资料或者请教别人呀,她没有,尽管主管她的副总采购这个物资很有经验但是她没有汇报并请教。她没想到我也是个小白,请购单没有标注材质和规格,我想当然以为找到曾经的供应商订货还会有什么问题么?两个小白碰到了一起,可怕的事情发生了,就是物资的材质和规格都没有核对,但是万幸的是这单业务影响比较大,因此我首先申请了样品。样品来了,从样子上看不出多大区别,结果试验后有细心的实验员反馈,好像比以前的稍微大了点放到一个细长的反应容器里不太好动,而且结果不是很好。亡羊补牢,我去核对了几年前的发票、合同、收货记录等,发现规格中有个尺寸大了0.4毫米,材质有区别。惊天霹雳呀,我当时也傻了。我立刻和供应商联系,因为是进口物资,申请样品也不容易,销售员妹子听了也傻了,哭声都出来了,很艰难的完成了沟通,重新申请样品。



故事还没结束,但是我先总结第一个经验:物资采购要有严谨的态度,如果不懂,请多沟通,多看历史材料,多和供应商沟通,还要加强学习。其实我后来学习法规发现,在供应商与企业签订的质量保证协议中,明确的写明一个问题,主要材料变更材质或者工艺等,应当及时通知需方。这个订单其实是供方改变了规格和材质,而不是有两个规格。因此,供需双方都要吸取教训,谨慎对待订单,尤其是专业性强的订单。从这个物资本身看,不是一个技术含量高的产品,但是需要学习的东西也不少,更不要说专业性强的产品了。

第二次申请样品来了,销售妹子自己送过来的,过来的时候开的车还出了故障,预示着还是不太顺利啊,但是这次的材质和规格肯定是没有问题,我们当面进行了确认。送检合格,我们还是比较高兴的进入了采购大样的程序。但是大样的运输居然出了问题,因为货物很沉,因此厂家走了海运,太慢了,两个月还没到。但是生产需要用,于是我找到了销售妹子之后又找到了销售副总,副总直接出面,经过其他客户同意,从他们别的客户手里拿了同样一个公司一批大样给我们。

这段故事告诉我们,购销双方不是敌人,就是同行也有朋友,要有伙伴观念,做到双赢甚至多赢才是最好。另外,采购员要非常重视货物的货期问题,及时留出富裕量。不光是记住每次大概的货期,还要经常看新闻,关注产地以及运输方式的其他情况。我经验是你要留出一次试样失败的时间,否则可能哭都来不及。另外,还要有危机意识,有次我和一个大厂的采购相聚在一个展会,突然那个朋友接了电话就飞回单位了。为什么?他们的一个化学原料药厂家发生了爆炸。作为主要供应商出事,必须要引起足够的重视,包括涉及产品的产能、货期等等问题。第三个问题:占样的问题。有时要和厂家约定,需方抓紧做实验,卖方在一定时间范围内要给需方留货,这是一个心知肚明的事情,必须要协调好。

大样来了,麻烦随之而来。原来货物很沉,我在到货的时候也参与卸货,但是我突然发现我前后搬的两个箱子的产品批次不一样!我马上要求卸货的时候就先分批次码上然后进行确认后再入库,码好之后发现是三个批次,更加烦恼的是没一个批次和我的小样批次一致。这次销售妹子显然又没做好功课,差点又哭了,但是没办法,确实有点问题。后来沟通才知道,我们要的数量太大了,这个公司的一次只能做出四分之一,和我小样相符的批次有人在我之前拿货了。我觉得分成几批生产属于不可抗力的问题,因此向领导汇报走程序每个批次都进行检验,并且加大抽样的数量,经过检测,三个批次,两批可以一批不可以用。我又立刻联系了供应商进行退货,各种反馈报告写了,和厂家也沟通好了,才最后换成货,同时到了最后一个批次,最后货物都检测合格入库。


我想最后这个环节讲的是大局观下也要有灵活性,不能丧失原则,但是在原则范围内也要有灵活的意识,这个度如何把握是个经验问题。

花絮:这个合同除了实物方面的问题外,还有合同的问题。因为产品工艺的问题,只是大概估算四批产品和我的需求相等,但是如果按照我的需求就可能剩下一个小小的余额,估计这个余额也没人要了,因此我同意照单全收,所以实际的收货量和合同签订的数量有差异,发票开具是按照实际数量开具的,我出于谨慎签订了补充合同条款,尽管补充条款金额不到两万块钱,但是从程序上看没有瑕疵。果然,由于该合同标的金额比较大,因此后来各种检查都被拿出来看程序是否合规合同执行出现差异原因,过了五年还有时候要看。故事花絮告诉我们,不光对待物资要保持严谨的态度,对待合同对待发票甚至对待入库单报销单等同样需要保持严谨的态度。


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弦外音

这件事还反应一个问题,这个物资当时没有备选供应商,只能一条道跑到黑,如果再继续不合格呢,是不是要降级使用呢,都是一个问题。因此,备选供应商一定是一个重要的必须重视的问题。但是备选原料记得要经过验证,完全能够替代现用产品,仅仅可能由于价格或者其他小问题没有采用而已,应急的时候一定可以拿来就用。这个是平时采购数据经验积累问题,一个好的采购,一定是擅于总结的采购。


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故事虽然结尾了,但是人生还要继续,工作还要做。这次采购经历我拿出来单独说说,是因为对于我来说印象太深刻了,时时想起。这次采购经历告诉我:不断学习专业知识,多沟通,学习相关政策,注意货期,试样期间的占货,伙伴关系,大局观下灵活性,备份供应商等都是采购员应该注意的问题。

作者:冯震      来源:小桔灯网

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