如何做好项目采购?
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如何做好项目采购?
采购经理人 6 天前
今天我要给大家分享的是:作为一个项目经理,如何明确项目采购需求,如何制定采购合同,如何计划和管理采购策略,并完成指定方案的交付。



我们都知道,项目采购是直接关系到项目成本,项目交付物质量,和项目进度的重要一环。在我所参与的项目中,有时常常会因为采购的各种问题导致项目延期,成本居高不下,更严重的是导致项目交付物不能达到预期的要求,导致项目失败。


1.缺乏项目管理经验的痛。。


 
在这里给大家分享其中一个案例,希望能给大家一些启示。


 案例背景 

当时我所在的公司准备开发一款新款打印机。由于我们正处于由生产型公司逐步向项目型公司转化的过程中,对于项目管理的经验比较欠缺正式接手项目之后,我发现前期对于项目的范围定义的不够清晰。



主要有三方面的问题:

第一个问题:打印机外观设计上,完全没有考虑客户使用场景及需求,实际上项目组成员并没有工业外观设计的经验,而仅有结构设计经验。当时老大的想法也很简单,认为能画图,就能做造型,想通过这种方法节约项目成本。

第二个问题:在设计打印转轴时,由于未考虑到客户严苛的检验标准,而凭借自己的经验用大理石平台完成检验,事实上大理石平台的精度是不能满足检验要求的。

第三个问题:在给供应商合同时,未能考虑项目资金拨付情况,没有有效的区分供应商,有的由于付款时间较晚导致项目费用增加;有的物料提前很长时间到达公司,导致当月资金占用,而急需的物料,到付款时,却需要提前预支。

项目推进过程中遇到了各方面的阻力,最终导致首版交样失败。

2.及时复盘,寻求解决办法



当时我和团队成员立马开会分析项目发生这些问题的原因以及应对办法。经过我们集体分析和研讨,决定在采购方面做出 如下调整

针对第一个问题:在外形设计方面,结合项目需求,实地考察客户使用场景及环境,由于团队内没有专业的工业设计人员,因此决定将这部分工作外包,毕竟专业的人干专业的事。考虑到时间问题,安排团队内结构工程师与造型师协同工作,在完成外部造型的同时也进行内部结构设计。在合同方面,因为我们是首次与工业方案公司合作,对工作内容,需多次交样板,在与方案公司讨论后,决定采用固定总价合同;

针对第二个问题:项目需要增加部分设备以满足对关键零件的检验,以满足客户对打印机整体的需求;

针对第三个问题:对供应商进行整体的梳理,重新与供应商讨论付款方式,考虑项目阶段资金拨付情况,调整付款节奏。 


3.碰到类似问题,有哪些解决方向?



接下来,我们来复盘一下整个事件,上述项目中,我们过于自信,对客户需求没有很好的分析,同时对项目资金情况没有很好的掌握。那么为了规避项目出现上述案例中的问题,我们其实可以思考几个点:


1. 项目组内部有什么资源?包括人力资源及物料资源;
2. 针对资源,考虑该资源是否合适项目;
3. 根据项目情况签订怎样的合同,并分析项目资金情况。

首先,我们需要思考团队内部有什么样的资源,这些资源与客户的需求是否相匹配。然后分析自己团队内部可以实现,还是需要通过外部采购实现。上述案例中就是因为没有分析好自身的资源需求,找了结构设计师来完成工业造型师的工作。其实只要找专业的造型团队,来补充团队内部资源短板的问题,就可以按照客户的要求按时交付;


其次,确定下来需要外部采购之后,我们需要签署什么样的合同,这一步对于采购环节来说也是至关重要的。PMBOK中对于各种合同类型以及适合的应用场景都有详细的描述,比如上述案例中,项目组首次接触工业造型设计,无法明确分析使用资金情况,通过考察调研,明确工作范围,工作任务,不用再分析对方的工作量,将价格固定,最终采用了固定总价合同。

最后,就是分析项目本身的资金计划来采取对应的采购计划,并签订相应的采购合同,保证项目资金的有序支出。
 
最后,让我们一起来总结回顾下:

做好一个项目采购,首先要梳理自身资源,这个资源包括人力物力是否能完成整个项目,哪些需要外包,渐进明晰。其次对需要采买的物品或工作项目,签订适合的合同,保证项目的顺利进行。最后需要协调采购合同与项目资金的同步性,保证项目资金在可控的范围内。
 
关于采购管理的案例分享就到这里,希望各位听众能有所感悟,理解采购管理在项目中的重要性和实践思路,以便今后更加顺利的完成项目工作。


作者:陈宇昕       来源:光环国际学友会

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