用一个结构和三个工具飙升你的职场表达力
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用一个结构和三个工具飙升你的职场表达力
采购经理人 02-12




  • “老李,该你上去汇报工作了”


  • “嘿!有你的!言简意赅,一语中的。老板都没问什么问题”


  • “老王,说了半天,你到底想说什么?”


  • “说结果!什么是结果?”


  • “陈述了半天,谁负责这个项目都没搞清楚?!”


这些对白有的听着不顺耳,但是听起来一定很熟悉...对吗?


陈述方案,汇报工作是职场中频率最高的工作场景之一。


有人在陈述方案,汇报工作的时候语言精炼,层层递进,重点突出。PPT也都是采用总分总的结构,分别是日程/目录,细节展开和总结三个部分。做的更好的还在每一页加上一句高亮显示的文字,这个英文叫Takeaway,原意是“拿走,打包带走”,这里是指这页重点内容的一句话总结。看完这页,只要记住这句话就好了。这样配合起来让人一目了然,印象深刻。


有人则是表达上拖泥带水,事无巨细。不直接说结果,而是先铺垫若干,说了半天也不知道想说明什么问题。有的干脆在PPT上铺满了蝌蚪文,然后照本宣科。PPT本身缺乏结构化设计,没有目录,没有页数,甚至有的都没有顺序。这给听众一种黑盒子的感觉:开始时不知道他要陈述什么,也不知道下一页是什么,更不知道结尾是什么。


无论是陈述方案,还是汇报工作。我都推荐“总分总”的结构。


现在假设你要汇报一个项目的进度。用“总分总”的结构就是这样的:


:这个项目总体运行平稳,各项指标都符合设定的预期,挑战和机遇并存...


:下面我们展开看一下:


  • 项目进度

  • 项目花费情况

  • 项目的三个关键指标

  • 挑战和机遇

  • 需要的支持和帮助

...


:最后总结一下今天汇报的内容。项目运行良好。虽然有挑战,但是也是机遇。期待着大家一如既往地支持。


你看,“总分总”的结构一路捋下来,是不是觉得很顺畅,很逻辑?


如果能在“总分总”结构的基础上再运用三个工具,一定会让你的出镜锦上添花。


01

5W2H



适用场景:汇报工作的开始阶段。也就是第一个“总”。


还是以汇报项目进度为例,5W2H分别是:


What:什么项目?背景?

Why:为什么做这个项目?

Who:项目经理以及团队

When:项目时间表和进度。

Where:哪里的项目?用在哪里?

How:怎么开展项目?

How much:需要多少资源?包括人力,财力,时间,等等。收益多少等等。


5W2H说清楚了,老板想知道的整体情况基本也就了解了。


02

STAR



适用场景:汇报工作的中间阶段。也就是“分”的阶段。


汇报的中间阶段要展开项目的细节。其中一个关键点是要描述“情境(Situation)、任务(Task)、行动(Action)和结果(Result)”,也就是STAR这个工具。


情境(Situation):项目是在时间紧、任务重、人手缺乏、而且团队没有任何经验,需要一点一点摸索的情况下展开的。


任务(Task):具体的任务是在5个月内,完成对华东下沉市场的调研,形成调研报告,提出公司下一步发展的建议。


行动(Action):立刻成立了专项小组。由于团队缺乏相关经验,且事关公司的发展方向。我们以最小的投入借助“外脑”进行市场调研,同时对标领先的。


结果(Result):项目正在平稳运行。初步看,无论是时间、投入、初步结果的质量都符合项目预期。面临的挑战依然是时间问题,如果能够再划拨额外的预算多请一个咨询顾问,按期且高质量完成肯定没有问题了。


03

三句话



适用场景:汇报工作的结尾阶段。也就是第二个“总”。


汇报结束之前,给汇报的内容做个总结。一来让人觉得有始有终。更重要的是可以利用这个机会画龙点睛。比如重申需要的支持和帮助,引起大家的重视,强调取得的成绩,或者表达期望愿望等等。


欢迎留言,分享你的见解和故事。



文章转载自公众号KEEP精进


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