灾难面前,采购能做的三件事
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灾难面前,采购能做的三件事
采购经理人 02-10



今天是大年初一,农历庚子年鼠年的第一天!祝朋友们春节快乐!鼠年大吉!健康平安!万事如意!


所有事情属(鼠)你最棒

所有幸福非你莫属(鼠)




在人类发展史上,灾难从来没有缺席过。无论是自然的还是人为的。


01



2015年8月12日晚,天津滨海新区开发区集装箱码头发生大爆炸。当时我所在的公司和一些天津的供应商都受到了直接的波及。


采购部快速响应,在确认员工安全的情况下,8月13日上午就给相关的供应商发出了如图的慰问函。这封慰问函有三个要点:


【1】给天津的合作伙伴送去最诚挚的慰问!祝愿一切安康!


【2】了解可能的受灾情况,潜在的影响以及应对措施。


【3】通报我们公司自己的情况,让双方都安心。(很多供应商第一时间打电话询问我们的情况)



供应商很快做出了反应。更新具体情况的同时,非常支持和赞赏我们的行为。并纷纷表示会与我们共渡难关。


与此同时,外地供应商送来了免费的救灾物资,包括劳保口罩、呼吸器和急救包等等。


02




2018月7月上旬。四川绵阳暴雨。


那时候我正在欧洲开会。听到下属的汇报之后立刻建了微信临时工作组“绵阳水情及供货”,工作组里有我们总部采购负责人,物控负责人,物流负责人,绵阳工厂的厂长以及绵阳采购负责人。我一方面询问工厂和他们自身的情况,另一方面叮嘱他们务必与供应商取得联系,了解目前的状况。


绵阳采购博维工业园临时跳闸停电,供电抢修车到不了现场,影响供应商生产...成都到绵阳的高速已封,今天XXX送货走的国道,第一趟送货已到达绵阳,比平常要慢近2个小时。


绵阳厂长谢谢Lucent,今天一上班就已经安排物控和发货部跟进物料接收和发货情况,有问题会及时更新进展和通报。


物控负责人注意人身安全哦,路上好像水很大。


物流负责人有需要物流支持的请提出,物流承运商之前已经发出预警,并启动预案。如供应商有物流需求,可以与我司物流整合,减少频次等。


我:谢谢大家的跟进和反馈。请XXX代表采购部起草一封慰问函,首先问候所有绵阳供应商,确认人员,物资等的安全;其次询问生产供应情况,一起将影响降到最小;最后保持沟通畅通,随时交换信息并保持一致性。


1个小时后,采购负责人给我发来慰问信草稿让我确认。摘抄部分内容如下:




XXX,


闻悉绵阳连日暴雨,水漫河道,高速公路间断放行,交通受到严重阻碍,还面临断电的困境,给你们正常生产带来了极大影响,我谨代表维谛技术有限公司向贵司表示深切慰问,希望贵司注意人员及财产安全,一定要在确保安全的情况下安排生产和物流,避免各种风险和损失。


针对目前的情况,请贵司反馈当前的生产状况、影响的产品(如有)、物流情况(包括原材料进料和成品出货),随时保持与XXX相关部门的沟通,确保信息一致,有异常情况双方及时调整生产。


商祺并祝一切平安顺利!




慰问函发出2个小时后,开始陆续收到供应商回复:


XX及各位好!


衷心感谢XX及维谛各位对XX的关心!


确实因为暴雨导致园区停电,待雨停后即可安排抢修,我们会密切跟踪并随时报告进展。


今天上午已经召开公司管理层紧急会议,对安全、交付、物料收货等进行了布置,确保来电后即可恢复生产。


今天的JIT交货已经落实,没有受到影响;新的JIT已经下载并在贵司系统中回复。


对于因绵阳及周边暴雨对供应商物流的影响待进一步评估,如有异常会第一时间报告给您们。


这次停电对我司生产有一定的影响,好在前期BUFFER足够,没有影响到对贵司的交付。一旦恢复供电,我们会组织好加班工作,确保后续正常交付,请放心。


再次向您们表示衷心的感谢!




慰问函发出6个小时后,收到绵阳采购负责人的更新:好消息!博维工业园已恢复供电!


03


2020年春节前夕,新型冠状病毒突然爆发。


公司管理层迅速行动,采取了各种措施。一方面叮嘱员工做好个人和家人的防护,一方面建立防控和排查机制以及为了应对突如其来的疫情而建立的人事制度。除了之前已经发布的各种紧急和临时措施之外,大年三十当天,公司人事部门即公布了“关于“新型冠状病毒”疫情防控期间人员管理相关问题和应对措施的通知”。除了通报全国的疫情情况之外,还就各工厂厂区、办公室应该采取的措施,春节期间往返、途径湖北省或有湖北亲朋访问的员工管理的指导方案做了详尽的描述和沟通。


为了让员工安心,公司特意就进入14天健康观察期员工的薪资待遇安排做出了详细的说明 :员工因新型冠状病毒感染的肺炎被隔离治疗、留验、医学观察、疫区滞留期间的工资、福利待遇按出勤照发。发放的工资指该员工劳动合同约定的正常八小时出勤工资性收入,包括基本工资、用餐补贴、住宿补贴等。隔离观察期视为出勤,不影响全勤工龄奖(工龄津贴)、绩效奖和13薪等的发放。


为公司的管理层和人事部门点赞!


那么采购部做了什么?


【1】给采购部员工通报了疫情情况,分享可以查询疫情最新进展的链接。同时叮嘱不要传播未经证实的信息


【2】普及疫情防护知识,比如如何正确地购买和佩戴口罩(包括成人和儿童)。配合公司做好防控和排查工作。


【3】采购口罩等必要的疫情防护物资,保证公司的业务连续性。


【4】联系核心供应商了解具体情况,共同制定紧急预案。




如果总结一下,我们不难发现,在三个灾害面前,采购部都做了三件事:


第一、询问情况,安抚情绪,配合公司采取相应行动。无论是涉及内部员工的,还是外部供应商的。


对外部来说,毫无疑问,这是供应商关系管理SRM(Supplier Relationship Management)重要的一环。危急时刻,大多数人是期待有人雪中送炭的。而且力的作用是相互的。


其实很多时候,我们所说的构建供应商伙伴关系是需要用心造就的


你心系于他们,他们才会心系于你


其实很多时候,最好的沟通是一句关心,一声问候!


第二、第一时间采购相应的物资,并且确认供货情况,以便保证业务连续性。


第一时间采购相关物资。无论是自用还是分享给他人,都更有利于统筹安排。


在紧急采购中,最常遇到的问题是:需要的物资采购不到怎么办?


采购很淡定:寻找替代呗!


问题是替代品用户可能不接受怎么办


比如这次冠状病毒疫情中,我听说有的公司采购在联系工厂EHS负责人确认口罩规格的时候,发现不同的工厂用的是不同规格的口罩。有的一定要用3M的N95,有的只要医用口罩或者外科口罩即可。


攸关时刻,采购有些茫然不知所措。同样是工厂,生产的产品和工艺很相近,但是口罩的规格差异很大。到底哪个需求是合理的呢?


我的建议是,先把有的都买了吧,Better have than not。有的用总比没有强。一方面马上锁定市场上有的货源,比如外科口罩和医用口罩。一方面寻求专家的建议,然后与用户沟通。然后再去采购更高规格的。


顺便普及一下什么情况下应该佩戴什么类型的口罩?


以下文字摘自文章:防控“武汉肺炎”,一定要戴N95吗?


“...一些专家更赞同世界卫生组织的意见,因为虽然在实验层面,N95防护口罩的密封性和滤过性能比外科口罩更好,不过现实总是出乎意料,不断有研究和荟萃分析发现,在预防医务人员呼吸道疾病传播方面,两种口罩并没有差别。


这是因为,即使有肺炎,普通的呼吸和咳嗽也不太可能产生气溶胶。并且要保证N95口罩有效,需要很好的面部密封。但是N95戴起来太不舒服了,容易佩戴不正确,或者因为不舒服调整口罩无意中造成污染。


医用口罩或者外科口罩的区别:如果包装上写着“外科口罩”(SurgicalMask)这4个字,就属于外科口罩,如果是写的“医用护理口罩”、“一次性医用口罩”,这都不是外科口罩,这类口罩透气性能要好一些,同时防护效果要弱一些。

密切接触疑似或者确诊患者,还是戴外科口罩更合适。不过,还是那句话,老百姓上个街戴个普通医学口罩也就可以啦。


简单总结一下:


1.去人群拥挤的地方,佩戴外科口罩足以。没有外科口罩,也可以佩戴其他一次性医用口罩。


2.N95虽然防护作用强,但是因为难以正确佩戴,更难以找到自己合适的码,其实戴起来效果并不理想。


3.无论什么口罩,正确佩戴很重要。


4.用肥皂/洗手液和清水搓洗20秒是重中之重。


第三、与供应商共同制定/优化紧急预案。


这一点尤为重要。既能够让采购发现供应商紧急预案中的问题,从而帮助供应商解决现在的问题,并且制定纠正预防措施,系统化地解决问题。


面对突发的新型冠状病毒疫情,我们将与合作伙伴共同应对,众志成城,共度难关!


欢迎留言,分享你的见解和故事。




文章转载自公众号KEEP精进,部分图片和文字来自网络。


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