疫情当前,采购要避免成为“背锅侠”!
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疫情当前,采购要避免成为“背锅侠”!
采购经理人 02-09
关键时刻,人家左右逢源,采购是猪八戒照镜子。

什么意思呢?就是采购到了是你应该的,采购不到或者采购错了得自己扛着。这句话听起来是不是很熟悉?

江苏卫视《非诚勿扰》的主题歌的第一句是:往前一步是幸福,退后一步是孤独。

对于采购来说,如果稍不留意就变成了:往前一步背锅侠,退后一步没出路。

往前一步背锅侠:谁让你没经过授权,跑得那么快的?

退后一步没出路:采购,采购,采购不到东西,当然没有出路。



最近最让采购们头疼的是什么?


买不到防护用品!尤其是口罩


采购们怎么办???


各找各的渠道,各显各的神通。于是采购们忙于“奔波”在各个采购互助群里。悲剧也因此一幕一幕上演着:


采购1:买了一批3M的N95口罩,以为幸福来得太突然,结果发现是假货!更要命的是,卖家人找不到了!



采购2:买了一批一次性医用口罩。数量足够,价格也给力(1.5元一只),也有相关资质。可是居然开不了发票。这是公对公,怎么采购啊!



采购3:从群友那拿了一些口罩,到货了却发现这批货没有相关资质。



采购4:居然买到了一批“三无”产品!因为买的急,没顾得上签协议。而且是预付款,还没法退货!



采购5:买到了一批口罩,从来不夸采购的老板也竖起了大拇哥!后来发现产品批号和资质的批号对不上,有可能买到假货了!老板也变了脸:花了高价却买到了假货。而且高价购买也没经过我的批准...



这些案例中不乏一些老采购。按理说,身经百战的他们不应该掉进这些坑啊!嗯,那是通常的情况。


现在是一罩难求,全市场没货。而根据规定,没有口罩就不能生产,所以压力全都加在了采购身上(其它物料采购,包括原材料采购咱们改天再聊)。


这让采购们的责任感和焦虑感一下子同时爆棚。于是就只想着怎么能够第一时间采购到口罩保证生产,而忽略了应该有的上报、对货物来源的审核、签订采购合同,等等常规的操作。不知不觉就成了背锅侠。


到头来采购觉得自己开始很主动,最后其实很被动,很委屈。领导觉得采购开始很神勇,最后其实是冒进,不给力!这是一个不折不扣的双输的局面。


疫情当前,采购如何避免成为背锅侠?下面分别有“对外”和“对内”几个小贴士:


对外(供应商)


【01】关注物料的来源


物料的来源决定了它是不是符合要求的。举个例子,医用口罩生产企业需要持有如下图的医疗器械生产许可证。如果你采购的口罩来自没有这个许可证的企业,那你的口罩本身就是不合规(格)的。



再比如,你是直接从制造商那里采购,还是贸易商?是本土采购还是进口?不同的采购渠道需要关注不同的点。


【02】审核相关资质文件


比如,消毒产品用到的材料需要如下资质文件。而且拿到资质文件后要验别真伪。


1) 生产企业卫生许可证

2)产品备案凭证或者卫生许可批件

3)产品安全评价报告

4)产品合格证


【03】 采购合同还是要签的。


在“要做好采购,就要构建你的两道“护城河””一文中,我提到“采购合同是采购对外的护城河”。它规范了买卖双方有所为和有所不为。


为什么这么说?


因为采购合同是买方与卖方之间,就货物的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项,经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件,以便合同双方共同遵守和履行。采购合同是经济合同,双方受合同法保护和承担责任。


有效的采购合同管理可以给企业带来财富, 不良的采购合同管理会造成经营亏损。若企业拥有完善的采购合同管理制度,并可以高效地组织实施,则可以提升企业的市场竞争优势,使企业获得更高的经济利润。


那时间紧急,来不及签订采购合同怎么办?


用采购订单作为“事实合同”吧。一般的采购订单里除了规格、价格、数量、送货时间等基本信息之外,都会包含最基本的商务条款,比如付款期,检验条件等。比较规范的企业常常给每个采购订单附上“商务条款和准则”,英文叫Terms and Conditions。这样可以有效地保证买卖双方的合法权益。


【04】事情本身的性质


这个界定的标准是:是否合规?


比如如果交易金额较大,但是不能开发票就容易牵连到一些不合规的操作。如果数额很大,就可能有洗钱的嫌疑。


对内(老板和相关部门)


【01】公司的文化和环境


你们公司的容错度高吗?容错度高的公司更容易赋能员工,员工也愿意因此更加积极主动,充分展现主人翁责任感。


举个海底捞的例子:


  • 一线普通员工有给客人先斩后奏的打折和免单权。不论什么原因,只要员工认为有必要都可以给客人免一个菜或加一个菜,甚至免一餐。这等于海底捞的服务员都是“经理”,这种权力在其他所有餐馆都是经理才有的。

  • 海底捞的筷子比一般的筷子长些,因为员工发现顾客涮火锅时手容易为热气熏到,加长筷子长度则可巧妙解决这一问题。

  • 海底捞发现客人拿漏勺涮食菜品时容易烫手,便发明“东方明珠”来固定漏勺。


相反,在容错度不高的企业,采购还是保守一点。否则很容易背锅。


【02】该上报的一定要上报


公司的容错度再高,该上报的也一定要上报。在购买口罩这个场景里,涉及到以下方面的需要上报请老板/管理层做决策:


1)价格涨幅很大,比如超过30%。

2)购买到了假货,无论是否已经造成了广泛的影响。

3)不同寻常的渠道,可能会牵涉到公司的利益。


【03】团队的理解和支持


特殊时期需要一些特定的流程。比如说,你买到的口罩没有“医用”两个字,不符合产品描述。但是规格参数是可以满足要求的。这个时候,采购要找到使用人,比如EHS负责人或者厂长,沟通确认是否可以接受,并将结果记录在案。


欢迎留言,分享你的见解和故事。


来源公众号:KEEP精进  

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