一文告诉你所有网上竞价的实用干货
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一文告诉你所有网上竞价的实用干货
采购从业者 10-08


 文  Foy Song

经历过国企、民企及外企各种体制的资深采购人,曾负责诺基亚、微软亚太区市场营销服务采购,现任英国培生集团大中华区采购总监,主管全品类间接采购。


近年来,随着市场竞争环境的不断加剧,各企业在千方百计扩大销售的同时,也在不断寻求优化产品生产和运营成本的各种机会,从而对于采购成本的节省提出了越来越高的要求。


网上竞价(e-Auction)作为降低采购成本的不二利器,已经越来越多地为更多企业所采用。很多企业甚至为了推进电子采购手段的使用,已经把年度网上竞价采购金额(e-Auction Spend)纳入采购人员的绩效指标。目前提供网上竞价功能的国际化电子采购平台有Ariba Spend Management,IBM Emptoris Sourcing,Zycus等,也有很多企业自建的电子采购平台也开发了类似的网上竞价功能。



一、网上竞价的分类


网上竞价是借助于互联网电子商务平台进行竞价拍卖的方式,主要分为正向竞价(Forward Auction)和反向竞价(Reverse Auction)两大类。


在正向竞价中,若干买家对卖家标的物竞买,出价呈递增趋势,最高价成交,即我们平时所说的拍卖。反向竞价是若干卖家对买家的采购意向进行竞卖的过程,出价呈递减趋势。


在采购领域,除了某些情况(如闲置资产、物料出售等)会使用正向竞价外,运用最为广泛的当属反向竞价。根据竞价方式的不同,反向竞价又可以分为如下几类:


1. 标准反向竞价:供应商基于单品或批次价格进行竞争性报价;


2. 总体成本竞价:针对不同成本结构的供应商(如国外供应商和国内供应商存在产品成本、运费及关税等不同),供应商可根据实际情况在竞价中编辑成本构成要素并报价;


3. 指数基准竞价:针对价格波动频繁的商品,可以在竞价中设定供应商按照预先设定的基准价,以降价百分比或折扣数值进行报价;


4. 荷兰式竞价:买家在竞价中先设置一个极低价格,然后逐步上涨,直到某个卖家接受或达到预设最高限价。


二、网上竞价的益处


网上竞价能给买家带来如下益处:


1. 采购成本节省:竞价是邀请多个供应商在规定的一段短时间内多次出价的一种价格谈判方式,常常会给供应商创造出一种压迫性的竞争气氛。


参与竞标的供应商在竞价时间分秒流逝的压力气氛下,为了取得订单,很容易报出接近成本的最低价。实践证明,利用网上竞价可以在传统采购谈判方式的基础上再节省15-20%。


2. 谈判时间节省:网上竞价相当于在1-2小时(甚至更短)的时间内与供应商进行了多轮价格谈判,这在传统的谈判方式可能要用几天甚至数周才能完成,为采购赢得宝贵的项目决策和实施时间。


3. 选择方式透明:采购经理对于整个竞价过程不做控制,竞标供应商在市场机制下出价,竞价工具会实时反馈和记录竞价结果,并对全部竞价过程进行客观和完整地存档,以方便审计核查。


4. 更多供应商资源:因为竞价在网上进行,不同地域甚至是国外的供应商也可以参与竞价,从而增加了采购的选择范围。


5. 减少重复工作:使用竞价平台,采购经理可以轻松地通过复制修改已有的项目完成新竞价项目的设置,节省了大量行政管理工作,从而能把时间分配到更加具有战略性的采购活动上。


其实,网上竞价对于供应商也有很多好处:


1. 实时和透明的市场反馈机制:竞价中,供应商可以随时了解自己的价格排名,甚至可以知悉竞争对手的价格(依据不同的网上竞价规则设定)。因为赢取订单的机会把握在供应商自己手上,因此这种竞争方式也相对更加公平。


2. 节省营销及差旅的时间和成本:参与网上竞标无需投入,供应商仅需坐在办公室,有一台上网的电脑,即可参与竞标。


3. 自身成本改善机会:供应商通过参加竞价,可以了解和评估自己的价格在市场上的竞争力。很多失去某次中标机会的供应商,反而从竞标中获得的市场信息和自身策略反省中提升了自身的生产力和价格控制能力。


三、使用网上竞价前需要考虑哪些因素


使用网上竞价前,需要从如下五个方面(5Cs)评估项目的竞价可行性:


1. 合同或市场限制(Contractually Available)

合同或市场的限制可能会极大地影响网上竞价能否实施。采购经理需要事先评估,项目中的采购标的是否会受到与现有供应商的合同(如与供应商签订的长期采购协议尚未到期)或市场供应模式(如技术许可或专利独占)的限制。


2. 标的物的吸引力(Commercially Attractive)

采购标的物的数量或金额,对参与竞标的供应商越具有吸引力,越能提升供应商参与的积极性和赢取业务的动力,从而驱动有效的竞争。


3. 足够的竞争基础(Competitive Supply Base)

网上竞价的开展至少需要两个可比的供应商。参与竞标的供应商数量越多,项目成功的可能性也越高。在竞标前,采购经理要确保对参与竞标的供应商按照项目要求进行资质审核和认定。


4. 清晰的需求界定(Clearly Defined Requirements)

工作范围或产品规格要清晰界定,并保证所有参与竞标的供应商(无论是现有供应商,还是新的潜在供应商)对于产品或服务要求及所需的交付成果有相同的理解。作为采购经理,有必要向那些新供应商做需求范围和要求的澄清,并取得供应商关于他们正确理解需求的确认。


5. 各方的投入(Commitment)

一个成功的网上竞价需要采购部门、业务部门和供应商的积极参与。采购经理需要定义清楚竞价流程,业务部门需要知悉、认可并遵守竞价流程,而供应商需要按照设定的流程和规则进行竞价,并善用在竞价过程中所获得的市场信息。


四、网上竞价的挑战


对于采购经理来说,除了需要克服自身的知识和技术欠缺,学习和掌握网上竞价工具的运作规则、设置方法及管理控制外,还会面临很多来自外部人为因素的干扰和挑战。这些挑战包括:


1)来自业务部门的挑战


1. 心理顾虑或情绪抵触

往往由于某些错误的认知,业务部门会对竞价持消极或反对态度。他们的顾虑包括:竞价没有附加价值,过低的价格会牺牲质量,竞价会损害供应商关系,竞价要花费大量时间,竞价过程会失控,最低价必须中标,产品规格不具可比性,竞价不适合某些特殊产品或服务等。


2. 缺少明确的需求规格

采购面临最大的问题是,业务部门往往无法提供清晰全面的需求范围、产品规格或服务要求。须知,规格缺失不是网上竞价的问题,而是采购程序的普遍问题。


3. 规格过于严格或“无法替代”借口

采购经理应该深入了解这些过于严苛的要求的真正来源(它们往往来源于某个供应商),并引导、说服业务部门尽量把需求标准化和通用化,从而为公司争取最大的利益。


4. 不接受竞价结果

业务部门可能会以某些理由拒绝接受竞价结果,诸如供应商从未合作过存在交付风险,价格过低供应商配合度不够等。


2)来自供应商的挑战


1. 供应商不愿参加竞价

大多发生在现有供应商,因为感到自身的供货地位受到威胁而以各种借口企图避免竞价发生。


2. 语言障碍

虽然很多竞价平台提供多语言支持,并提供多语种热线,但仍有一些国家的语言未被支持到,而只能使用英语服务,这在英语非母语的供应商是个挑战。


笔者就曾在一次越南竞价项目中遇到这个挑战,供应商的英文能力有限,而平台不提供越南语服务,我们通过培训当地的同事解决了这个问题。


3. 供应商缺少培训和技术支持

供应商熟悉掌握竞价工具的使用也需要一个过程。


4. 供应市场或商品品类阻力

一般来讲,后进行业或创新较少的品类对于竞价的阻力最大,但这也是采购经理更能通过竞价创造价值的领域。


五、如何打消业务部门顾虑


采购活动需要业务部门与采购部门共同协作才能完成,网上竞价的成功也离不开业务部门的支持。业务部门或许因为听到过一些失败的竞标案例,或许因为某些过低的采购价格影响了供应商关系和服务质量,因而对于网上竞标可能存在着各种顾虑,有时甚至怀有抗拒的心态。这些顾虑很大一部分是因为对于网上竞价错误的认知造成的,采购经理面对这些问题的时候,可以尝试这样回答来消除他们的顾虑:


问题1:网上竞价必须选择最低价供应商。


回答:网上竞价只是供应商选择流程的一部分,价格仅是全部评估标准中的一个参数而已。中标供应商的最终选择是通过一系列评估标准(如商誉、能力、项目经验、产品或服务质量、交货期、售后保障、合规性等)综合考虑选择的。在竞标规则中,通常会向供应商明示:“价格并不是供应商选择的唯一要素,买家会综合评估进行供应商选择”。


问题2:网上竞价以牺牲服务或产品质量为代价。


回答:网上竞价能在最短时间内把价格拉近市场价,需要事先对产品或服务的标准做清晰的界定,在技术评估能够满足条件的基础上进行价格的竞争。通常,供应商感受到更加激烈和直接的竞争时,反而会提升他们的服务。


问题3:网上竞价太浪费时间。


回答:前期需求界定会多花费一些时间,但是清晰的需求界定是任何采购项目所必须的。竞价本身可以大幅节省谈判时间。


问题4:网上竞价只适合某些标准产品,对于特殊的商品或服务不适合。


回答:当规格清晰时,网上竞价最易完成。只要需求范围界定清晰并被所有供应商理解,网上竞价仍可作为价格谈判的工具。通常来讲,有形商品更易比较,但是对于无形商品或服务,只要定义好服务等级协议(SLA)或绩效考核指标(KPI),也是具有网上竞价可能性的。实际上,很多市场服务、专业服务、设施服务的合同都是通过网上竞价完成的。


除此之外,采购经理可以向业务部门展示已经完成的成功案例和实践经验,增加他们的信心,或者可以邀请他们观看一场模拟网上竞价或另一个真实竞价项目,以对竞价获得更加直观和深刻地理解。可以向那些比较容易接受的业务部门或低风险的领域先行突破,初期可以从一个小项目试探性入手来向业务部门证明网上竞价的价值。当在一两个项目中取得了成功,就更容易推向其他品类和更加高花费的领域。


六、与供应商的沟通


在竞标前,采购经理需要就一些问题和供应商沟通清楚:


1.供应商应确保正确理解产品规格或服务要求。

2. 供应商在竞标前应先熟悉竞价工具的操作,并在竞价时保证稳定的网络连接。

3. 参与网上竞标的供应商操作人员需要具备恰当的公司授权。

4. 如何赢得竞价:在竞价前对出价策略做好规划(如确定好初始报价、价格降幅以及最低可操作价格);精确计算你的总成本、价值及风险因素;知悉并遵守竞价规则等。

5. 最低价供应商赢得了网上竞价,但不一定赢得订单。价格是供应商选择的一个重要因素,但不是唯一因素,其他因素如产品质量、服务水平、交付及时性等都会被纳入评估范畴。

6.竞标是采购流程中的一环,任何企图绕过流程的尝试是无意义的,并有可能导致资格取消。


七、网上竞价的阶段划分


1. 项目准备阶段(Setup)

采购经理在项目要求清晰之后,在系统中设置竞价规则和细节(开始时间、单品或批次信息,预置价格信息等),此阶段在采购经理点击“发布”按钮、项目正式上线时结束。


2. 预览阶段(Preview)

采购经理点击“发布”之后,供应商即可通过收到的链接访问该项目的竞价页面,了解项目的规则和详情,并准备其竞价策略。推荐此阶段持续2-5个工作日的时间。


3. 竞价阶段(Open for Bidding)

自竞价开始至全部单品或批次竞价完成的阶段,包含规定的竞价时间和触发的延时时间。


4. 选择评估阶段(Pending Selection)

是竞价完成后买方内部评估的时间,以授标标志整个竞价流程的结束。



八、竞价各阶段需要注意的问题


1)准备阶段


1. 需要与业务部门定义清晰项目范围、产品规格或服务需求、技术要求、商务条件等,并保证新引入的供应商也清晰、全面地理解全部要求。


2. 与业务部门达成共识,以统一口径沟通到供应商,以减少现有供应商的焦虑和恐惧。


3. 对于新供应商提出的建议,要采取开放的态度,因为这些来自于外部的考虑经常能帮助我们打开思路,调整需求更加符合公司利益,并选择到更合适的供应商。


4. 确保被邀请参与竞价的供应商满足所有技术评估条件。


5. 事先拿到各个供应商的书面初始报价,输入竞价系统作为供应商的起始报价。


6. 在真实竞价前最好为供应商安排一次试竞价,这将给供应商提供关于竞价工具及竞价规则的必要操练。


7. 在试竞价中,采购经理可以为自己创建一个虚拟供应商账号,然后邀请自己作为测试供应商参与竞价,以从供应商的角度理解整个过程。这个虚拟账号可以在以后的项目中重复使用。


8. 在竞价开始前一两个小时,发一封邮件提醒供应商按时参加,并提醒他们做好竞标前的准备工作,如确认用户名、密码能否进入,把技术服务热线号码放在手边,以及确保竞标时网络连接和电脑运行不死机等。


2)竞价阶段


1. 邀请业务部门一起,现场观看网上竞标的实际情况,这在很多时候能进一步打消业务部门的顾虑。


2. 在竞价中,供应商可能会出现各种问题,如网络故障、无法登陆、错误出价等,这时不要惊慌,采购经理或供应商都可以拨打服务工具热线,要求紧急暂停,或重开一些已经关闭的批次,删除错误的出价等。


3. 即使出现竞价无法进行的情况(如系统崩溃、服务器故障、多数供应商无法按时参加等),还可以再约定时间重新来过。


4. 在竞价时间内,供应商可任意多次地出价。当最后几分钟内发生前面排名的转换,延时将被触发,后面批次的开始时间也会顺次推后。


5. 把供应商电话和竞价平台服务热线电话放在手边,以便出现问题后紧急联系。


3)竞价完成阶段

1. 最好发一封感谢信件给供应商。“感谢您参与今天的网上竞标。请知悉网上竞价并非我们选择最终中标者的唯一标准。接下来我们会对项目进行整体考虑,尽快决定并告知您下一步计划。再次感谢您的参与和大力支持。”


2. 竞价完成后,会有一些暗流涌动,如现有供应商开始打电话旁敲侧击、游说业务部门,业务部门也会开始就最低价形成他们的意见。采购经理需要和业务部门客观、公正地评估每个供应商的竞争力,确保规则的一贯性,避免任何外来因素影响判断。


供应商选择做出后,可以在竞价工具中授标,未中标供应商也会收到一封感谢信。供应商希望得到透明和及时的沟通,如果可以告诉供应商未中标的原因,他们会非常感激。


(文章源自:采购观察报)


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